عقبماندگی مستمر از برنامه
فعالیتها بهصورت پیوسته از زمانبندی عقب میمانند و برنامه موجود دیگر ابزار مؤثری برای کنترل پروژه نیست.
وضعیت پروژه نیازمند بررسی
PROJECT RESCUE
زمانبندی
بررسی تأخیر و گلوگاه
هزینه
بررسی انحراف مالی
قرارداد
بررسی تعهدات و اختلافات
اجرا
بررسی توقف و موانع
PROJECT DIAGNOSIS & RESCUE
عارضهیابی و نجات پروژه
بازگرداندن پروژههای دچار تأخیر، افزایش هزینه، اختلاف یا توقف به مسیر اجرایی
ارشتات پروژههایی را که با تأخیر، افزایش هزینه، اختلاف قراردادی، ناهماهنگی مدیریتی یا توقف اجرایی روبهرو شدهاند از منظر فنی، زمانی، مالی، قراردادی و اجرایی بررسی میکند.
هدف عارضهیابی تنها مشخص کردن مشکلات موجود نیست؛ بلکه شناسایی علل واقعی بحران، تعیین تصمیمات فوری و تدوین یک برنامه عملیاتی برای بازگرداندن پروژه به وضعیت قابلکنترل است.
CRISIS INDICATORS
چهار نشانهای که معمولاً نیاز به مداخله مدیریتی دارند
01
تأخیر مستمر پروژه
02
افزایش کنترلنشده هزینه
03
اختلافات قراردادی
04
توقف یا کندی عملیات
مسئلهای که دیده میشود، همیشه علت اصلی بحران نیست.
عارضهیابی پروژه چیست؟
عارضهیابی پروژه یک بررسی ساختاریافته برای تشخیص وضعیت واقعی پروژه و شناسایی عواملی است که باعث ایجاد تأخیر، افزایش هزینه، اختلاف یا توقف شدهاند.
ممکن است توقف یک فعالیت در ظاهر ناشی از عملکرد پیمانکار باشد، اما بررسی دقیقتر نشان دهد که ریشه مسئله در تأخیر پرداخت، نبود نقشه، تصمیمگیری دیرهنگام، تأمین نامناسب یا ابهام قراردادی قرار دارد.
در مسائل فنی پیچیدهتر، بررسی موضوع میتواند در ارتباط با خدمات مشاوره مهندسی ساختمان نیز انجام شود تا پیامدهای فنی تصمیمها پیش از اجرای اقدامات اصلاحی مشخص شوند.
ROOT CAUSE ANALYSIS
از نشانه بحران تا برنامه عملیاتی
01
مشاهده نشانه بحران
SIGNAL
02
بررسی مدارک و دادهها
REVIEW
03
شناسایی علت واقعی
ROOT CAUSE
04
تعیین تصمیمات فوری
ACTION
05
تدوین برنامه نجات
RECOVERY
نشانههای خروج پروژه از مسیر
پروژه چه زمانی به عارضهیابی و مداخله نیاز دارد؟
وجود یک مشکل بهتنهایی الزاماً به معنی بحران نیست؛ اما تداوم چند نشانه همزمان میتواند نشان دهد پروژه به تصمیم مدیریتی و برنامه اصلاحی منسجم نیاز دارد.
افزایش کنترلنشده هزینه
هزینه واقعی، تعهدات مالی یا نیاز نقدینگی بدون تصویر روشن از هزینه نهایی پروژه افزایش پیدا میکند.
توقف یا کندی عملیات اجرایی
بخشی از عملیات به دلیل نبود تصمیم، منابع، نقشه، پرداخت یا هماهنگی لازم متوقف شده است.
اختلاف کارفرما و پیمانکار
اختلاف درباره مسئولیتها، تغییرات، پرداختها یا محدوده کار روی روند اجرای پروژه اثر گذاشته است.
مطالبات و پرداختهای نامنظم
جریان مالی پروژه با برنامه اجرا هماهنگ نیست و تعهدات یا مطالبات انباشته شدهاند.
نبود تصمیم مدیریتی روشن
موضوعات مهم بین عوامل مختلف باقی میمانند و تصمیمهای لازم برای ادامه مسیر بهموقع اتخاذ نمیشوند.
اجزای خدمت تخصصی ارشتات
خدمات عارضهیابی و نجات پروژه شامل چه مواردی است؟
دامنه مداخله براساس وضعیت پروژه تعیین میشود؛ اما در یک پروژه بحرانی معمولاً چند محور باید همزمان بررسی شوند تا برنامه اصلاحی قابل اجرا باشد.
اتاق نجات پروژه
PROJECT RESCUE ROOM
01
ارزیابی سریع وضعیت موجود
بررسی اولیه شرایط پروژه برای مشخص شدن شدت مسئله، نقاط بحرانی و موضوعاتی که نیازمند اقدام فوری هستند.
02
شناسایی علل واقعی بحران
تفکیک نشانههای ظاهری از علتهای اصلی و بررسی ارتباط میان مسائل زمانی، مالی، قراردادی و اجرایی.
03
کنترل قراردادها و پرداختها
بررسی وضعیت تعهدات، پرداختها، مطالبات، تغییرات و موضوعاتی که بر رابطه قراردادی عوامل اثر گذاشتهاند.
04
بررسی برنامه زمانی و گلوگاهها
شناسایی فعالیتهای بحرانی، وابستگیها و نقاطی که باعث تأخیر یا توقف سایر فعالیتهای پروژه شدهاند.
05
تعیین تصمیمات فوری مدیریت
مشخص کردن اقداماتی که باید پیش از ادامه برنامه اصلاحی توسط کارفرما یا مدیریت پروژه تعیین تکلیف شوند.
06
تدوین برنامه نجات پروژه
تبدیل نتایج عارضهیابی به مجموعه اقدامات مشخص، اولویتبندیشده و قابل پیگیری برای بازگرداندن پروژه به وضعیت قابلکنترل.
07
همراهی در اجرای برنامه
پیگیری اقدامات اصلاحی و بررسی اثر تصمیمها بر زمان، هزینه و روند اجرای پروژه.
مسئله فقط دانستن وضعیت پروژه نیست.
عارضهیابی با گزارشنویسی تفاوت دارد
یک گزارش میتواند وضعیت فعلی پروژه را توصیف کند، اما برای خروج از بحران باید مشخص شود چه اقداماتی، با چه اولویتی، توسط چه عواملی و در چه ترتیبی انجام شوند.
برنامه نجات باید یافتههای بررسی را به تصمیم مدیریتی و سپس اقدام قابل اجرا تبدیل کند.
گزارش وضعیت
توصیف مسئله
•
شرح وضعیت فعلی پروژه
•
فهرست مشکلات موجود
•
بررسی برخی انحرافات
•
ثبت رویدادها و شرایط موجود
•
بدون الزام به برنامه اجرایی اصلاح
برنامه نجات پروژه
تبدیل تحلیل به اقدام
✓
شناسایی علت واقعی بحران
✓
اولویتبندی اقدامات فوری
✓
تعیین مسیر تصمیمگیری
✓
تدوین برنامه اقدامات اصلاحی
✓
پیگیری بازگشت پروژه به مسیر
مسیر بازگشت پروژه
فرایند نجات پروژه در ارشتات
خروج پروژه از بحران با یک تصمیم واحد اتفاق نمیافتد. ابتدا باید وضعیت پروژه تثبیت شود، سپس علتها مشخص و اقدامات اصلاحی به ترتیب مناسب اجرا شوند.
پس از تدوین برنامه اصلاحی، خدمات مدیریت پروژه های ساختمانی میتواند برای کنترل مستمر زمان، هزینه و پیشرفت پروژه در ادامه مسیر مورد استفاده قرار گیرد.
01
ورود به پروژه
دریافت اطلاعات اولیه و جلسه با کارفرما برای مشخص شدن مسئله اصلی و وضعیت فعلی پروژه.
02
ارزیابی سریع
بررسی زمان، هزینه، قرارداد، اجرا و موضوعات دارای اولویت فوری.
03
ریشهیابی بحران
مشخص کردن عوامل اصلی ایجاد انحراف و ارتباط میان مشکلات مختلف پروژه.
04
تعیین تصمیمات فوری
مشخص شدن اقداماتی که برای جلوگیری از تشدید بحران باید در کوتاهترین زمان تعیین تکلیف شوند.
05
تدوین برنامه نجات
تعریف اقدامات اصلاحی، اولویتها، مسئولیتها و ترتیب اجرای تصمیمها.
06
اجرای اصلاحات
آغاز اقدامات مدیریتی و اجرایی براساس برنامه تصویبشده پروژه.
07
کنترل بازگشت پروژه
بررسی اثر اقدامات و اصلاح مسیر تا زمانی که پروژه به وضعیت قابلکنترلتری برسد.
بحران پروژه معمولاً فقط یک علت ندارد.
چهار محور اصلی عارضهیابی پروژه
تأخیر، افزایش هزینه یا توقف اجرا میتواند نتیجه مجموعهای از عوامل مرتبط باشد. به همین دلیل بررسی پروژه باید چندبعدی انجام شود و ارتباط میان زمان، هزینه، قرارداد و اجرا در نظر گرفته شود.
برای اجرای اقدامات اصلاحی در کارگاه نیز در صورت نیاز میتوان از ظرفیت اجرای پروژه های عمرانی استفاده کرد تا تصمیمهای مدیریتی با شرایط واقعی عملیات هماهنگ شوند.
01 — TIME
زمان
بررسی تأخیرها، فعالیتهای بحرانی، توالی عملیات، برنامههای غیرواقعی و گلوگاههای زمانی پروژه.
02 — COST
هزینه
بررسی مخارج واقعی، تعهدات، نقدینگی، افزایش هزینه و عوامل مؤثر بر هزینه نهایی پروژه.
03 — CONTRACT
قرارداد
بررسی محدوده تعهدات، تغییرات، مطالبات، پرداختها و مسائل قراردادی اثرگذار بر اجرا.
04 — EXECUTION
اجرا
بررسی توقف عملیات، منابع، هماهنگی پیمانکاران، محدودیتهای کارگاه و تصمیمهای اجرایی.
PROJECT
HEALTH بررسی یکپارچه
HEALTH بررسی یکپارچه
نتیجه باید قابل استفاده برای تصمیمگیری باشد.
خروجی عارضهیابی و نجات پروژه چیست؟
خروجی خدمت براساس وضعیت هر پروژه متفاوت است، اما هدف این است که کارفرما علاوه بر شناخت مسئله، مسیر مشخصی برای اقدام و کنترل پروژه در اختیار داشته باشد.
01
گزارش وضعیت واقعی پروژه
تصویر یکپارچهای از شرایط زمانی، مالی، قراردادی و اجرایی پروژه.
02
علل ریشهای بحران
تفکیک مشکلات ظاهری از عواملی که واقعاً باعث ایجاد یا تشدید بحران شدهاند.
03
فهرست تصمیمات فوری
موضوعاتی که برای جلوگیری از تشدید مشکل باید در اولویت تصمیمگیری قرار گیرند.
04
برنامه اقدامات اصلاحی
مجموعه اقدامات اولویتبندیشده برای اصلاح شرایط پروژه و کنترل انحرافات.
05
نقشه بازگشت پروژه به مسیر
مسیر پیشنهادی برای تثبیت پروژه و بازگرداندن کنترل مدیریتی بر زمان، هزینه و اجرا.
06
همراهی در اجرای برنامه نجات
در صورت تعریف دامنه همکاری، تیم ارشتات میتواند اجرای اقدامات اصلاحی را نیز پیگیری و تأثیر تصمیمها را بر روند پروژه بررسی کند.
هرچه بحران زودتر تشخیص داده شود، گزینههای بیشتری برای اصلاح وجود دارد.
چه پروژههایی به عارضهیابی نیاز دارند؟
عارضهیابی تنها برای پروژههای کاملاً متوقفشده نیست. پروژهای که هنوز در حال اجراست اما انحراف آن در حال افزایش است نیز میتواند به بررسی و برنامه اصلاحی نیاز داشته باشد.
| وضعیت پروژه | سطح نیاز به بررسی |
|---|---|
| تأخیر مستمر نسبت به برنامه | اولویت بالا |
| افزایش محسوس هزینه و تعهدات | اولویت بالا |
| اختلاف کارفرما و پیمانکار | نیازمند بررسی |
| توقف بخشی از عملیات | اقدام فوری |
| تغییرات متعدد طراحی | نیازمند بررسی |
| ناهماهنگی میان پیمانکاران | اولویت بالا |
| نبود برنامه کنترلی مؤثر | نیازمند مداخله |
نجات پروژه نیازمند نگاه چندبعدی است.
رویکرد ارشتات در عارضهیابی پروژه
یک بحران پروژه معمولاً به یک واحد یا یک عامل محدود نمیشود. تأخیر اجرایی میتواند با جریان نقدینگی، قرارداد، تأمین مصالح، طراحی یا تصمیمهای مدیریتی ارتباط داشته باشد.
به همین دلیل ارزیابی پروژه باید همزمان از منظر مهندسی، کنترل پروژه، قرارداد و شرایط واقعی اجرا انجام شود تا برنامه اصلاحی فقط روی یک نشانه متمرکز نباشد.
01
تحلیل مهندسی
بررسی مسائل فنی و اثر تصمیمها بر پروژه
02
کنترل پروژه
تحلیل زمان، پیشرفت، منابع و انحرافات
03
بررسی قرارداد
شناخت تعهدات، تغییرات، پرداختها و اختلافات
04
شناخت اجرای واقعی
تطبیق تصمیم مدیریتی با محدودیتهای کارگاه
قبل از اینکه هزینه بحران بیشتر شود
پروژه از مسیر خارج شده؟ ابتدا وضعیت واقعی آن را مشخص کنید.
اگر پروژه با تأخیر، افزایش هزینه، اختلاف قراردادی، توقف عملیات یا آشفتگی مدیریتی روبهرو شده است، اطلاعات اولیه پروژه را با تیم ارشتات در میان بگذارید تا امکان و دامنه عارضهیابی بررسی شود.