ارشتات با بررسی همزمان ابعاد فنی، مالی و قراردادی پروژه، تصویری واقعی از شرایط موجود ارائه میدهد تا کارفرما بتواند برای ادامه، اصلاح یا تغییر مسیر پروژه تصمیم دقیقتری بگیرد.
این فرآیند با تحلیل مدارک، بررسی عملکرد عوامل اجرایی، ارزیابی هزینهها و شناسایی ریسکهای قراردادی انجام میشود.
ممیزی فنی–مالی و قراردادی فرآیندی ساختاریافته برای بررسی وضعیت واقعی پروژه است. در این فرآیند مشخص میشود پروژه در چه مرحلهای قرار دارد، چه انحرافاتی ایجاد شده و چه تصمیمهایی برای کنترل شرایط لازم است.
در پروژههایی که نیاز به بررسی تخصصی شرایط اجرا، مدارک فنی یا تصمیمگیری مدیریتی وجود دارد، استفاده از مشاوره مهندسی ساختمان میتواند دید دقیقتری نسبت به وضعیت فنی پروژه ایجاد کند.
برای رسیدن به یک تصویر کامل از شرایط پروژه، بررسی باید همزمان در سه حوزه فنی، مالی و قراردادی انجام شود؛ زیرا انحراف در هرکدام از این بخشها میتواند روی زمان، هزینه و نتیجه نهایی پروژه اثر بگذارد.
در این بخش وضعیت واقعی اجرای پروژه، کیفیت عملیات، میزان پیشرفت، انطباق اجرا با مدارک فنی و مشکلات موجود بررسی میشود.
هدف این بخش، مشخص کردن وضعیت هزینهها، انحرافات بودجه، پرداختها و منابع مالی موردنیاز برای ادامه پروژه است.
در پروژههایی که نیاز به کنترل فرآیند خرید و تأمین دارند، استفاده از خدمات مهندسی خرید و تامین کالا میتواند به کاهش ریسکهای مالی کمک کند.
بررسی ساختار قراردادها، تعهدات طرفین، تغییرات، ادعاها و ریسکهای قراردادی بخش مهمی از فرآیند ممیزی است.
ادامه یک پروژه بدون شناخت دقیق وضعیت موجود، ممکن است باعث افزایش هزینه، تکرار اشتباهات گذشته و ایجاد تعهدات جدید شود.
مشخص شدن میزان پیشرفت، مشکلات موجود و شرایط فعلی پروژه براساس اطلاعات واقعی.
شناسایی هزینههای پیشبینینشده و کنترل منابع مالی موردنیاز پروژه.
بررسی قراردادها و کاهش احتمال اختلافات میان عوامل پروژه.
فراهم شدن اطلاعات لازم برای ادامه، اصلاح یا تغییر مسیر پروژه.
فرآیند ممیزی با جمعآوری اطلاعات شروع شده و پس از تحلیل دادهها، به ارائه گزارش مدیریتی و پیشنهادهای اجرایی منتهی میشود.
بررسی قراردادها، نقشهها، گزارشها، صورتوضعیتها و مستندات پروژه.
ارزیابی شرایط اجرا، کیفیت عملیات و میزان پیشرفت واقعی.
بررسی هزینهها، پرداختها، انحرافات و تعهدات مالی.
بررسی تعهدات، تغییرات، ریسکها و اختلافات احتمالی.
ارائه نتایج، اولویت اقدامات و پیشنهاد مسیر اصلاح.
هدف ممیزی فقط پیدا کردن مشکل نیست؛ بلکه باید اطلاعاتی ایجاد کند که کارفرما بتواند براساس آن درباره ادامه، اصلاح یا تغییر مسیر پروژه تصمیمگیری کند.
ارائه تصویر دقیق از میزان پیشرفت، شرایط اجرا، مدارک موجود و وضعیت فعلی پروژه.
مشخص شدن فاصله میان برنامه اولیه و شرایط واقعی اجرا از نظر زمان و هزینه.
شناسایی تعهدات، محدودیتها و مواردی که میتوانند باعث اختلافات آینده شوند.
تعیین اقداماتی که برای کاهش ریسک و کنترل شرایط پروژه باید انجام شوند.
ارائه دید روشن نسبت به منابع، هزینهها و اقدامات موردنیاز برای ادامه کار.
جمعبندی نتایج ممیزی برای استفاده مدیران و تصمیمگیرندگان پروژه.
نتایج ممیزی میتواند مبنای تصمیمهای مهمی مانند ادامه همکاری با پیمانکار، اصلاح قرارداد، تغییر روش اجرا یا تخصیص منابع جدید باشد.
در صورتی که پروژه نیازمند کنترل و هدایت مستمر پس از بررسی باشد، استفاده از خدمات مدیریت پروژههای ساختمانی میتواند به اجرای منظم تصمیمات و کنترل زمان، هزینه و عملکرد عوامل پروژه کمک کند.
تیم ارشتات با انجام ممیزی فنی، مالی و قراردادی، به کارفرمایان کمک میکند وضعیت واقعی پروژه را شناخته و بهترین مسیر ادامه را انتخاب کنند.